Det första året som företagare handlar mycket om kunder, erbjudande och att få verksamheten att rulla. Ekonomin hamnar lätt i skymundan, men en enkel rutin från start gör vardagen lugnare och minskar risken för obehagliga överraskningar när skatten ska betalas.
Många nya företagare skjuter upp bokföringen tills det är dags för deklaration, och då har kvitton hunnit försvinna och kontoutdragen blivit svåra att tolka. En fast rutin behöver inte vara avancerad. Det viktigaste är att den används varje vecka eller varje månad, så att siffrorna alltid är någorlunda aktuella. För den som inte vill eller hinner göra allt själv kan det vara klokt att anlita en redovisningsbyrå redan från början, eller åtminstone för de delar som kräver mest kunskap.
Grunden är densamma oavsett om företaget är en enskild firma eller ett aktiebolag. Pengarna ska gå att följa, varje affärshändelse ska ha ett underlag och det ska finnas pengar kvar när skatt och moms ska betalas.
Separera privat och företag
Ett eget företagskonto är det enklaste sättet att skapa ordning. I ett aktiebolag är bolagets pengar inte ägarens, och då behövs ett konto i bolagets namn. För en enskild firma finns inget formellt krav på ett separat konto, men det gör bokföringen betydligt enklare. När privata köp och företagets inköp blandas på samma konto blir varje kontoutdrag ett pussel som måste läggas i efterhand.
Med ett separat konto och gärna ett separat betalkort blir det tydligt vad som hör till verksamheten. Alla intäkter kommer in på ett ställe, och alla kostnader dras från samma ställe. Det gör det också lättare att se hur verksamheten faktiskt går, utan att privatekonomin skymmer bilden.
Löpande bokföring och kvitton
Bokföringslagen kräver att affärshändelser bokförs löpande och att det finns verifikationer för dem. I praktiken betyder det att varje försäljning och varje inköp ska ha ett underlag, till exempel en faktura eller ett kvitto. Den som bokför en gång i veckan eller en gång i månaden har ofta mycket lättare att hålla ordning än den som gör allt på en gång vid årets slut.
Kvittohanteringen är där det oftast brister. Några enkla vanor hjälper:
- Fotografera eller skanna kvittot direkt vid köpet och spara det på en fast plats.
- Skriv en kort notering om vad köpet gällde och vem som deltog vid representation.
- Be leverantörer att skicka fakturor till en särskild e-postadress för företaget.
- Stäm av bokföringen mot kontoutdraget varje månad.
Räkenskapsinformation ska sparas i flera år, så arkivet behöver vara ordnat och gå att hitta i. Ett digitalt bokföringsprogram med kvittoinläsning och bankkoppling gör mycket av arbetet enklare, men det ersätter inte rutinen att faktiskt gå igenom underlagen.
Moms och skatt utan stress
Ett momsregistrerat företag lägger på moms vid försäljning och får dra av moms på sina inköp. Skillnaden redovisas och betalas till Skatteverket, per månad, kvartal eller år beroende på företagets storlek och val. Momsen är alltså inte företagets pengar. Den som ser hela beloppet på kontot som sin intäkt riskerar att sakna pengar när momsen ska betalas.
Samma sak gäller skatten. Med F-skatt betalar företagaren preliminärskatt varje månad utifrån en beräkning av årets vinst. Om verksamheten går bättre än beräknat kan det bli kvarskatt längre fram. En bra vana är att föra över en fast andel av varje inbetalning till ett separat sparkonto för skatt och moms, och att uppdatera den preliminära inkomstdeklarationen om resultatet ändras.
Vanliga fallgropar första året
De flesta misstag handlar om tid och ordning snarare än om svåra regler. Det gäller bland annat att glömma deklarationsdatum, att missa att preliminärskatten är för låg, att sakna underlag för kostnader och att låta privata utgifter passera genom företaget. Ett annat vanligt problem är att lägga för lite tid på att fakturera och följa upp obetalda fakturor, vilket snabbt påverkar likviditeten.
Det är också lätt att underskatta hur lång tid ekonomiarbetet tar. Några timmar i månaden kan räcka i en liten verksamhet, men varje ny sorts affär, som försäljning till andra länder eller anställning av personal, lägger till nya moment och regler.
När extern hjälp lönar sig
Att sköta allt själv ger god insyn och kan hålla nere kostnaderna i starten. Samtidigt finns det lägen där hjälp utifrån ofta är värd pengarna. Det gäller när bokföringen tar tid från arbete som ger intäkter, när företaget är ett aktiebolag med bokslut och årsredovisning, när det finns anställda och löner, eller när affärerna sker över landsgränser med särskilda momsregler.
En redovisningskonsult kan ta hand om hela ekonomin eller bara delar av den, till exempel bokslutet och deklarationen, medan företagaren själv sköter den löpande kvittohanteringen. En sådan uppdelning ger kontroll i vardagen och trygghet vid årsskiftet. Inför ett första möte är det bra att ha kontoutdrag, kvitton och fakturor sorterade per månad, eftersom det kortar tiden konsulten behöver och därmed också kostnaden.